Какой директор не мечтает, чтобы утром каждого рабочего дня рядом с традиционной чашкой ароматного кофе на его столе лежал информативный, достоверный, актуальный, но вместе с тем лаконичный отчет о состоянии дел в компании? В статье рассмотрены несколько примеров использования "рапорта руководителю" для анализа ситуации на предприятии.
Как получить оперативную информацию о состоянии дел на предприятии
Контроль оборотных средств
Контроль финансовых ресурсов
Анализ продаж
Анализ товарных запасов
Мнение наших клиентов
Перед руководством любого предприятия всегда стоит вопрос: как оперативно получить всю необходимую информацию о состоянии дел на предприятии. Руководителя могут интересовать все аспекты деятельности: кредиторская и дебиторская задолженность, графики платежей и планы поступлений денежных средств, текущие объемы продаж и валовая прибыль и многое другое. На практике это нередко выливается в толстую пачку отчетов от разных служб предприятия, которые ежедневно загромождают стол руководителя. Разобраться в таком объеме информации, разобщенной и зачастую противоречивой, довольно сложно, а значит, руководитель вместо инструмента, помогающего оперативно принимать решения на основании сложившейся ситуации, получает головную боль в виде трудоемкой и кропотливой работы с большим количеством разрозненных бумаг. Даже в условиях стабильности и процветания это может помешать развитию бизнеса, а в условиях нагрянувшего кризиса это может привести к самым плачевным последствиям.
Понятно, что в качестве источника актуальной и достоверной информации, необходимой для принятия решений, руководители рассчитывают на современные информационные системы. При этом в кризисной ситуации руководителю необходимо принимать решения оперативно и времени на то, чтобы детально изучить все возможности системы - средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок показателей и т.д. - у него может просто не хватить. Поэтому очень важно, чтобы информационная система служила активным источником необходимых сведений, поставляла их на регулярной основе, в заданное время, в удобной и наглядной форме, чтобы ключевые показатели можно было охватить одним взглядом. В управленческих решениях системы 1С Предприятие 8 для этих целей предусмотрен отчет "Рапорт руководителю". Он отвечает на вопросы "Сколько и кому мы должны?", "Какие поступления и выплаты запланированы в ближайшем будущем?", "Насколько эффективно работают менеджеры?", "Какими финансовыми ресурсами мы можем располагать?" и многие им подобные. Он позволяет получать информацию о положении дел в компании одним кликом не только в виде таблиц, но и разнообразных графиков и диаграмм, позволяющих быстро определить качественные закономерности, взаимосвязи между ключевыми показателями и основные тенденции их изменения. Функция "drill-down" позволяет получить разнообразные детальные расшифровки агрегированных показателей, что еще более упрощает интерпретацию информации и позволяет получать ответы на уточняющие вопросы без обращения к сотрудникам.
Кризис привел к дефициту оборотных средства, заемные средства стали слишком дороги, необходимо найти источники оперативного финансирования, остановить необоснованный расход средств.
Используем "Рапорт руководителю", он содержит инструментально - аналитический пакет отчетов для контроля над оборотными средствами (Рис.1):
- Денежные средства. Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе, изменения за день и период в абсолютном и процентном выражении.
- Дебиторская и кредиторская задолженность. Дебиторская и кредиторская задолженность, в том числе просроченная, изменения за день и период в абсолютном и процентном выражении.
- Расчеты с подотчетными лицами за день и произвольный период.
- Данные по остаткам и движению товаров на складах, в том числе данные по зарезервированным товарам, переданным на реализацию и свободных остатках товаров.
- Сводные данные по оборотным средствам и оборотному капиталу.
Рисунок 1. Оборотные средства.
Вопросы контроля оборотных средств тесно связаны с прогнозированием и общим учетом денежных средств на предприятии.
Для принятия решений в условиях кризиса необходима уверенность в том, что инициируемые действия будут сопровождаться необходимыми финансовыми ресурсами в нужные моменты.
Используя "Рапорт руководителю", поставим под контроль прогнозирование движения денежных средств (рис.2.1 - 2.3)
- Движение денежных средств (рис.2.1). Данные о движении денежных средств за день и период на расчетных счетах и в кассах компании.
- Планируемые поступления и платежи (рис.2.1). Анализ плановых данных о поступлениях и платежах на расчетных счетах и в кассах компании, а также сопоставление плановых и фактических данных в абсолютном и процентном выражении.
- Платежный календарь (рис. 2.2). Данные о планируемых платежах, поступлениях и остатках денежных средств за день и период.
- Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассах компании. Данные выводятся в виде диаграмм.
- Приход и расход денежных средств в разрезе статей движения (рис. 2.3). Данные выводятся в виде диаграмм.
Рисунок 2.1. Денежные средства. Движение денежных средств и планируемые поступления и платежи.
Рисунок 2.2. Денежные средства. Платежный календарь.
Рисунок 2.3. Денежные средства. Диаграммы движения денежных средств в разрезе статей движения.
Не допустить значительного снижения продаж товаров и услуг в период кризиса -важнейшая задача для руководителя предприятия, мониторинг динамики данных процессов в абсолютных и относительных единицах измерения должен быть как можно более оперативным и достоверным, необходимы ответы на вопросы:- На какую сумму было продано продукции?
- Сколько денег было получено за период?
- Какова прибыль, что с ее динамикой?
Инструмент "Рапорт руководителю" позволит проанализировать (рис. 3.1, 3.2):
- Объем продаж (рис. 3.1). Данные об объеме продаж за период в сравнении с плановыми данными.
- Соотношение объема продаж и поступления денежных средств.
- Валовая прибыль за период. Данные о валовой прибыли за период в процентном и суммовом выражении в виде диаграмм.
Рисунок 3.1. Продажи и поступления за период.
Однако руководителя, как правило, интересует не только сумма остатка дебиторской задолженности, но и дата ее образования. Благодаря возможностям программы по формированию аналитических данных и построению диаграмм при соответствующей организации учета легко выявить наиболее раннюю по срокам образования задолженность. Очевидно, что датой возникновения задолженности является дата расчетного документа. При сортировке данных диаграммы по расчетным документам и выборе типа диаграммы можно получить наглядное представление о датах и соотношении сумм дебиторской задолженности (см.рис.4).
Рисунок 3.2. Валовая прибыль за период.
В складских запасах, возможно, необоснованно заморожена часть так необходимых сейчас оборотных средств.
"Рапорт руководителю" содержит отчеты (рис. 4):
- Оценка ликвидности склада. Оценка ликвидности складов компании за период в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года в указанных ценах
- Себестоимость товарных запасов. Оценка закупленных за период товаров в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года
Рисунок 4. Себестоимость товарных запасов
Оперативная информация в условиях кризиса необходима без задержек - особенностью "Рапорта руководителя" является возможность формирования и передачи отчета руководителю автоматически.
Можно сохранять отчет, отправлять его по электронной почте, для этого нужно указать адреса электронной почты, по которым будет проводиться рассылка. В таблице "Время автопубликаций" можно указать время, в которое будет происходить автоматическое формирование и отправка отчета.
Рисунок 5. Настройка дополнительных параметров отчета.
Таким образом, "Рапорт руководителю" может быть полезен при мониторинге воздействия антикризисных мероприятий на комплексное состояние предприятия в режиме реального времени - он позволяет выставить определенные контрольные значения, которые будут отслеживаться при организационных изменениях. Состав отчетов в "рапорте руководителю" можно расширять под специфику каждого предприятия, используя систему отчетности 1С Управление производственным предприятием и развитые аналитические возможности системы программ 1С Предприятие 8.
Тамара Сергеевна Шушпанова, генеральный директор ЗАО ЦПТА: "Темп производства таков, что я не могу тратить время на бесконечный сбор данных из разных служб и их структурирование. Теперь я могу получать необходимые мне сведения нажатием нескольких кнопок, при этом не сомневаться ни в их достоверности, ни в их актуальности".
кейсы
наши клиенты
CRM-форма появится здесь
ООО "Технологии Результата"
ИНН: 7706444579
Политика конфиденциальности